Wat fijn dat u voor Atavus heeft gekozen voor het uitzoeken van uw familieproject en/of het samenstellen van een route! Hieronder vindt u de algemene voorwaarden die op de dienst van toepassing zijn. Leest u deze alstublieft zorgvuldig door zodat u niet voor verrassingen komt te staan.

Door schriftelijk akkoord te gaan met de offerte ontstaat er een overeenkomst tussen de klant en Atavus. Atavus houdt zich het recht voor de voorwaarden te allen tijde te wijzigen.

Het onderzoek van Atavus begint met de startgegevens die de klant aangeleverd heeft. Atavus is niet verantwoordelijk voor foutief aangeleverde gegevens. Voor de zekerheid zullen deze gegevens tijdens het vooronderzoek worden gecontroleerd, om vertraging te voorkomen. Wanneer de startgegevens niet compleet zijn maar de klant wel over documenten beschikt waar de gegevens in te vinden zijn, biedt Atavus aan om de benodigde gegevens uit te zoeken tegen een vooraf vastgesteld uurtarief.

De overeenkomst tussen Atavus en de klant wordt aangegaan voor bepaalde tijd, namelijk de duur van het onderzoek. Bij het bespreken van de opdracht maakt Atavus een schatting van de tijd die het onderzoek zal kosten. Indien een onderzoek vertraging oploopt neemt Atavus contact op met de klant.

Na betaling zijn de documenten en producten voortkomend uit het onderzoek eigendom van de klant. Dit geldt ook voor scans en foto’s die in deze producten zijn opgenomen. Aangeleverde foto’s en documenten die nodig zijn voor het onderzoek blijven natuurlijk altijd eigendom van de klant. Atavus heeft deze alleen in bruikleen voor de duur van het onderzoek waarbij ze enkel voor dit onderzoek zullen worden gebruikt. Het auteursrecht van akten en krantenartikelen ligt bij de rechthebbende, zoals een archief of maker van het werk. Het eindproduct mag niet online worden gepubliceerd, mits Atavus daar toestemming voor heeft gegeven en Atavus bij de publicatie wordt genoemd.

Alle genoemde prijzen op de website van Atavus zijn vaste prijzen, in euro’s en inclusief btw, tenzij anders vermeld. De klant betaalt bij het aangaan van de overeenkomst 50% van het overeengekomen bedrag, en het resterende deel bij oplevering van het product. Indien er extra kosten gemaakt moeten worden om het onderzoek af te ronden, neemt Atavus contact met de klant op om deze kosten te bespreken.

Een grote opdracht kan in overleg ook worden opgesplitst in deelopdrachten. Hierdoor is tussentijdse bijstelling van de opdrachten mogelijk en hierbij betaalt u per deelopdracht.

De kwartierstaat of stamreeks wordt digitaal in pdf-formaat geleverd. Het eindproduct van een stadswandeling of (auto)route, meestal ook een rapport of document, wordt ook in pdf-formaat geleverd. De kosten voor het uitprinten van een dergelijk rapport zijn voor rekening van de klant, evenals de kosten voor het verzenden via aangetekende post.

Betalen in termijnen is niet mogelijk, tenzij dit van tevoren in de offerte is vastgelegd. Betaling is mogelijk via digitale overschrijving. De klant heeft vanaf de factuurdatum 14 dagen om te betalen. Indien betaling van de klant uitblijft, wordt er een standaardvergoeding van 15% incassokosten gevraagd (met een minimum van 40 euro) en wettelijke rente in rekening gebracht. Gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten die in verband staan met een te late betaling zijn voor de klant.

Atavus is niet aansprakelijk voor fouten die zijn ontstaan door foutief aangeleverde gegevens vanuit de klant. Daarentegen doet Atavus haar uiterste best om fouten in het onderzoek zo veel mogelijk te voorkomen en waar mogelijk te herstellen. Als Atavus onverhoopt aansprakelijk blijkt voor schade van welke aard dan ook, dan is de aansprakelijkheid van Atavus beperkt tot maximaal de factuurwaarde van de opdracht, althans tot dat gedeelte van de factuur waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft. De overige kosten op de factuur dienen dan wel door de klant betaald te worden.

Atavus is niet verantwoordelijk voor de uitvoering van de activiteiten door de klant of door derden. De verantwoordelijkheid van Atavus stopt bij het overdragen van het product en het ontvangen van de betaling. Wanneer er schade ontstaat tijdens het uitvoeren van een wandeling, route, speurtocht, fietstocht of welke activiteit naar aanleiding van de opdracht dan ook, ligt de aansprakelijkheid hiervan volledig bij de klant of derde. Alle kosten en schade van de uitvoering van de activiteiten ontwikkeld door Atavus zijn dan ook voor de klant of derde.

Atavus streeft naar een zo actueel mogelijk product. Wanneer echter blijkt dat de uitvoering van een activiteit niet mogelijk blijkt te zijn door bijvoorbeeld wegwerkzaamheden, een veranderde dienstregeling of openingstijden, kan de klant contact opnemen met Atavus om samen een oplossing te overleggen. Mogelijk kan de route aangepast worden op de huidige situatie. In principe worden er voor de routes voornamelijk openbare plaatsen gebruikt waarop openingstijden of toegangsprijzen niet van toepassing zijn, maar als dit wel voorkomt benadrukt Atavus dit in het product. Het bezoeken van een aangeraden locatie zoals een museum wordt enkel als tip meegegeven, de klant is volledig vrij in zijn keuze daarin.

De door de klant aangeleverde informatie zoals persoonsgegevens, documenten, foto’s en anekdotes wordt uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van het onderzoek en het ontwikkelen van het product. Atavus zal deze informatie nooit aan derden verstrekken of gebruiken voor commerciële doeleinden. Een uitzondering hierop is na schriftelijke toestemming van de klant of wanneer Atavus de wettelijke verplichting heeft deze gegevens te verstrekken aan een daartoe bevoegd persoon of instantie. Wanneer Atavus een foto van een product deelt voor promotiedoeleinden, zal dit enkel gebeuren nadat eventuele namen en foto’s onherkenbaar zijn gemaakt en na schriftelijke toestemming van de klant.

Informatie over levende personen verstrekt Atavus niet, tenzij de desbetreffende persoon hier schriftelijke toestemming voor heeft verleend. Wanneer het delen van persoonlijke informatie met een derde partij noodzakelijk blijkt voor het onderzoek, wordt dit eerst met de klant overlegd. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer er een persoonskaart moet worden opgevraagd. De instantie vraagt dan om de bekende gegevens van die persoon, zoals de naam en geboortedatum.

Door akkoord te gaan met de offerte bevestigt de klant op de hoogte te zijn van de wet- en regelgeving omtrent de privacy.

De volgende gegevens zullen voor de duur van 6 maanden na afronding van het onderzoek worden bewaard: naam en adres van de klant, e-mailadres en telefoonnummer van de klant, gegevens door de klant aan Atavus verstrekt voor het onderzoek, correspondentie tussen Atavus en de klant, gevonden informatie en documenten, en het eindproduct van de opdracht. Mochten er fouten of onjuistheden in het product blijken te zitten, heeft de klant deze 6 maanden de tijd om het product door Atavus te laten herzien. Hierna zullen deze gegevens worden verwijderd en is het niet meer mogelijk een kopie van het product naar de klant te verzenden.

Ieder onderzoek is verschillend en daarmee ook de resultaten. Het kan voorkomen dat het onderzoek dat door Atavus wordt uitgevoerd op een bepaald punt vastloopt en niet kan worden voortgezet. In dat geval neemt Atavus contact op met de klant om een alternatieve werkwijze te bespreken. Mogelijke oorzaken hiervoor kunnen zijn: ontbrekende documenten, niet-openbare documenten, buitenlandse voorouders, onbekende ouders of niet vindbare documenten. Doordat informatie kan wijzigen, kan Atavus geen garantie geven dat de geleverde informatie na verloop van tijd nog correct is. Atavus kan hier niet aansprakelijk voor gehouden worden. Ook kan Atavus niet garanderen dat alle wensen die de klant heeft, daadwerkelijk kunnen worden uitgevoerd of verwerkt in het product.

Tijdens het vooronderzoek geeft Atavus een schatting of de resultaten haalbaar zijn. Indien het afgesproken product niet haalbaar is, op welk moment in het onderzoek dit ook naar voren komt, neemt Atavus contact op met de klant om dit te bespreken. Er kan dan worden gekozen voor een alternatieve werkwijze, een ander (soort) product of beëindiging van de overeenkomst.

Atavus doet voor iedere klant haar uiterste best een onderzoek zo volledig mogelijk af te ronden. Een afgerond onderzoek waarin niet alle data volledig zijn, geldt als een volledige levering van de dienst. De klant betaalt feitelijk voor de tijd die Atavus in het onderzoek stopt, niet voor de bevindingen die uit het onderzoek komen. Door akkoord te gaan met de offerte bevestigt de klant op de hoogte te zijn van de beperkingen van een genealogisch onderzoek.

Tot slot: het kan voorkomen dat de feiten die uit het onderzoek naar voren komen u als klant niet bevallen. Er kunnen heftige gebeurtenissen ontdekt worden, misdaden of andere moreel verwerpelijke zaken. Houd hier rekening mee als u onderzoek wilt laten doen naar uw familiegeschiedenis. Atavus zal dit soort zaken discreet aanpakken maar de waarheid niet verbloemen. Wel kunt u het aangeven als u bepaalde zaken liever uit het eindproduct wilt laten, bijvoorbeeld omdat een onderwerp gevoelig kan liggen in de familie. Vraag hier gerust naar.

Atavus is bevoegd het nakomen van de verplichtingen op te schorten of de overeenkomst te ontbinden, wanneer de klant de verplichtingen niet, of niet volledig of niet tijdig nakomt na het sluiten van de overeenkomst. De verplichtingen van de klant zijn onder andere het aanleveren van familiegegevens om het onderzoek mee te beginnen. Wanneer deze gegevens niet (op tijd) aangeleverd zijn waardoor het onderzoek onnodig vertraging oploopt, houdt Atavus zich het recht voor om hier €100 euro voor in rekening te brengen.

De klant heeft het recht om binnen 14 dagen na het overeenkomen van de offerte de overeenkomst zonder opgave van redenen te annuleren of herroepen. Dit dient schriftelijk per e-mail of brief te gebeuren. De klant ontvangt de eventuele betaling die is gedaan binnen 14 dagen via overschrijving terug. Reeds gemaakte kosten worden wel in rekening gebracht en dienen ook door de klant betaald te worden.

Bij een opdracht voor een kwartierstaat, stamreeks stemt de klant in met het door Atavus starten van het onderzoek binnen deze bedenktijd en stemt de klant in met het afzien van het recht op herroeping. Het herroepingsrecht vervalt op het moment na instemming van de klant en het volledig leveren van het onderzoeksrapport. Het maken van een route of wandeling kost meestal meer tijd, daarom heeft de klant hiervoor wel een bedenktijd van 14 dagen.

Door schriftelijk akkoord te gaan met de offerte gaat de klant een overeenkomst met Atavus aan en gaat de klant akkoord met de algemene voorwaarden en kosten die overeengekomen zijn. Indien de klant niet tevreden is met de dienstverlening, verzoekt Atavus de klant binnen 10 dagen na aanlevering van het product contact op te nemen met Atavus. Er wordt dan gekeken naar een passende oplossing voor het probleem.